Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?

Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã gặp phải trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử khác với ngày lập hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử không có ngày ký. Khi đó, doanh nghiệp không chắc chắn liệu hóa đơn điện tử đã lập có hợp lệ và doanh nghiệp nên sử dụng ngày lập hay ngày ký hóa đơn điện tử để thực hiện hạch toán doanh thu, chi phí. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử và giải đáp thắc mắc trên.

Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Theo dự thảo thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử bao gồm:

Tên hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng,…

Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

Số hóa đơn điện tử: Đối với số hóa đơn phải sử dụng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử ghi theo ngày, tháng, năm lập hóa đơn điện tử trong đó ngày, tháng, năm lập hóa đơn ghi bằng số và ghi theo dạng: DD/MM/YYYY.

Kế toán cần tìm hiểu kỹ quy định nội dung trên hóa đơn điện tử để thực hiện theo đúng yêu cầu của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.

Những nội dung bắt buộc kể trên doanh nghiệp phải lưu ý thực hiện đầy đủ, ngoài ra còn có các nội dung không bắt buộc nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa thêm vào để phục vụ hoạt động kinh doanh như: logo doanh nghiệp, hình ảnh trang trí, quảng cáo. Tuy nhiên những thông tin này đều phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không bị che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Để đáp ứng một số ngành nghề đặc thù có cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân, hộ gia đình như: dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm… thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung như yêu cầu trên. Tuy nhiên vẫn cần đảm bảo các nội dung cơ bản.

Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ hay không?

Từ các quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử cho thấy, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có thời điểm lập hóa đơn điện tử trừ các hợp ngoại lệ.

Tuy nhiên, theo như nhiều băn khoăn từ kế toán thì việc lập hóa đơn điện tử có yêu cầu ngày ký hay không? Trước tiên cần phân biệt ngày ký và thời điểm lập hóa đơn. Ngày ký là ngày mà bên bán và bên mua ký xác nhận vào hóa đơn đã lập. Ngày lập hóa đơn là ngày người bán điền đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Trong một vài trường hợp ngày lập hóa đơn được hiểu là ngày ký và ngược lại.

Ví dụ trường hợp hóa đơn không có mã của Cơ quan thuế thì thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn. Như vậy, với loại hóa đơn này phải có ngày ký đồng thời là thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Vẫn còn tình trạng né tránh sử dụng hóa đơn điện tử

Hướng dẫn xử lý HĐĐT viết sai trong từng trường hợp

Tuy nhiên theo quy định, trên hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu phải có ngày lập, không yêu cầu có ngày ký. Do đó hóa đơn điện tử thông thường không yêu cầu ngày ký, nhưng với một số trường hợp ngày lập hóa đơn trên hóa đơn điện tử được hiểu là ngày ký. Thông tin này là căn cứ để kế toán gửi yêu cầu ký số cho doanh nghiệp và người mua để đảm bảo ngày ký đúng với ngày lập hóa đơn như quy định.