Lựa chọn hóa đơn điện tử thế nào để phù hợp cho doanh nghiệp?

Thời điểm áp dụng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã bắt đầu rục rịch để tìm hiểu những thông tin về hóa đơn điện tử để phục vụ công việc kinh doanh. Bên cạnh một số câu hỏi thường gặp như hóa đơn điện tử có chừa ngày được không? Cần chuẩn bị những gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?,… thì việc lựa chọn hóa đơn điện tử thế nào để phù hợp cũng là điều mà doanh nghiệp cần biết rõ. Để có thể đưa ra sự lựa chọn chuẩn xác, mời quý bạn đọc cùng theo dõi những thông tin xung quanh việc sử dụng hóa đơn điện tử được chia sẻ qua bài viết sau đây.

Ngoài các thủ tục về thuế mà DN cần làm để thông báo việc sử dụng hóa đơn điện tử, DN sẽ cần tìm hiểu về các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, phương pháp ký hóa đơn để đưa ra lựa chọn phù hợp, phục vụ việc xuất hóa đơn.

1. Về hoá đơn điện tử nền tảng website: kế toán có thể thực hiện nghiệp vụ xuất, điều chỉnh, huỷ hoá đơn trên website được cung cấp sẵn hoặc trên phần mềm kế toán có liên kết với nhà cung cấp hoá đơn điện tử.

– Ưu điểm: chỉ cần truy cập được mạng internet, bạn có thể thực hiện các nghiệp vụ về hoá đơn hoặc lập bảng kê sử dụng hoá đơn. Hiện tại, các phần mềm kế toán doanh nghiệp trên thị trường cũng có nhiều giải pháp tích hợp loại hoá đơn điện tử này cho bạn.

– Nhược điểm: dữ liệu hoá đơn được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp hoá đơn điện tử nên bạn cần lựa chọn nhà cung cấp có cam kết về bảo mật thông tin tốt và đáng tin cậy. Ngoài ra, khi gửi liên kết tra cứu hoá đơn cho khách hàng, bạn cũng nên lưu ý đặt dãy số tra cứu phù hợp (ngẫu nhiên và không theo thứ tự) để tránh bị lộ thông tin hoá đơn của các khách hàng khác.

2. Hoá đơn điện tử nền tảng phần mềm: kế toán cần cài đặt phần mềm hoá đơn điện tử riêng và thực hiện các nghiệp vụ về hoá đơn trên phần mềm này.

– Ưu điểm: Việc xử lý hoá đơn không phụ thuộc vào đường truyền mạng. Ngoài ra độ bảo mật khi xuất hoá đơn điện tử từ phần mềm cũng cao hơn và bạn cũng yên tâm hơn khi dữ liệu hoá đơn được lưu trữ ngay trên máy tính của mình.

– Nhược điểm: Bạn sẽ chỉ xuất hoá đơn được trên các máy tính có cài phần mềm này, hoặc các phần mềm tích hợp khác thay vì dùng website như trên. Ngoài ra, khi tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng đồng nghĩa với việc bạn sẽ cần sử dụng cả hai phần mềm cùng lúc để quản lý hoá đơn hiệu quả.

3. Hoá đơn điện tử do bên thứ ba cung cấp: nhà cung cấp hoá đơn điện tử và nhà cung cấp phần mềm kế toán bán hàng là hai doanh nghiệp riêng. Việc xuất hoá đơn và lập chứng từ bán hàng được thực hiện riêng hoặc được tích hợp chung vào phần mềm kế toán, bán hàng doanh nghiệp đang sử dụng.

– Ưu điểm: do hai nhà cung cấp riêng biệt nên bạn hoàn toàn có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp mình mà không bị phụ thuộc vào bất cứ bên nào. Trong trường hợp một phần mềm có vấn đề về kỹ thuật, mạng,… bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm còn lại để thực hiện nghiệp vụ hoá đơn của mình mà không bị gián đoạn công việc.

– Nhược điểm: một số tính năng của phần mềm hoá đơn điện tử có thể sẽ không thể tích hợp vào phần mềm kế toán, hoặc tích hợp không hoàn hảo do sự khác biệt về công nghệ. Lúc này bạn sẽ cần sử dụng thành thạo cả 2 phần mềm để thực hiện công việc của mình.

Trường hợp nào DN không phải kê khai thuế giá trị gia tăng?

Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không? 

4. Hoá đơn điện tử do chính phần mềm kế toán cung cấp: Các nghiệp vụ hoá đơn sẽ được thực hiện ngay trên phần mềm kế toán mà bạn đang sử dụng hoặc trên website riêng được cung cấp.

– Ưu điểm: do cùng một nhà cung cấp nên quy trình tạo đơn hàng và xuất hoá đơn điện tử của bạn sẽ được tối ưu nhất, ngoài ra bạn cũng không phải mất khoản phí nào cho việc tích hợp.

– Nhược điểm: trong trường hợp bạn đang sử dụng hoá đơn điện tử từ nhà cung cấp khác, phần mềm kế toán có thể sẽ từ chối tích hợp hoặc thu phí tích hợp tương đối cao để khuyến khích bạn chuyển sang sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử đi kèm. Và ngược lại, nếu bạn dùng phần mềm kế toán khác nhưng muốn sử dụng loại hoá đơn điện tử này thì việc tích hợp ngược cũng rất khó khăn và tốn chi phí của bạn.

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp hoá đơn điện tử cho mình, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về các loại chữ ký số thường được dùng để ký hoá đơn điện tử. Hầu hết doanh nghiệp hiện tại đang sử dụng USB Token để khai báo hải quan, bảo hiểm, thuế,… có thể sử dụng USB này để ký hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp vừa và lớn, khi việc xuất hoá đơn điện tử yêu cầu được thực hiện liên tục, tại nhiều phòng ban và nhiều địa điểm khác nhau thì chữ ký số HSM là lựa chọn được tin dùng.