Những lưu ý để không mắc lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử
Nhằm đảm bảo hạn chế tối đa việc mắc lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ các quy định pháp luật về hóa đơn như hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán lẻ… Bên cạnh đó, cần phải lưu ý một số các nội dung thường hay sai sót như:
Thứ nhất, các nội dung bắt buộc như: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử phải đúng và đầy đủ. Đây là một trong những nguyên tắc đầu tiên khi thực hiện lập hóa đơn cho khách hàng.
Thứ hai, đối với trường hợp doanh nghiệp tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử đã đủ nội dung bắt buộc nhưng thiếu hoặc sai các nội dung khác thì phải lập tức khắc phục để hạn chế tối đa mức phạt.
Thứ ba, thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đủ các điều kiện quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thứ tư, doanh nghiệp tuyệt đối không khởi tạo và tự in hóa đơn giả. Nếu cố tình vi phạm thì doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các hình phạt nghiêm khắc của pháp luật. Tuy nhiên, nếu trong trường hợp doanh nghiệp chứng minh được rằng hóa đơn tự in ra là hóa đơn giả do lỗi khách quan của phần mềm tự in thì đơn vị cung cấp phần mềm tự in hóa đơn bị xử phạt cảnh cáo. Các bên (đơn vị cung cấp phần mềm tự in hóa đơn và đơn vị sử dụng phần mềm tự in hóa đơn) phải dừng ngay việc khởi tạo hóa đơn, kịp thời điều chỉnh, sửa chữa phần mềm tự in hóa đơn.
Bên cạnh đó, căn cứ theo điểm g, Khoản 1, Điều 6, Thông tư 32/2011 thì doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý một số các nội dung quan trọng sau:
– Trường hợp ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
– Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
– Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
Trường hợp nào DN không phải kê khai thuế giá trị gia tăng?
– Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Xem thêm các bài viết khác:
Để đảm bảo việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất, đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật về hóa đơn đồng thời không làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của các doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần phải lựa chọn tìm kiếm và phối hợp với đơn vị phát triển phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng và được Tổng cục Thuế khuyến khích doanh nghiệp sử dụng. Hiện tại, trên website của Tổng cục Thuế thường xuyên cập nhật danh sách các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn. Đây sẽ là căn cứ vững chắc giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với những yêu cầu của doanh nghiệp mình.